Douaneformulier CN22 of CN23: alles dat je moet weten

Navigeren door internationale verzendregels kan overweldigend zijn, vooral als het gaat om douaneverklaringen, maar dat hoeft niet zo te zijn! In deze uitgebreide gids maken we de CN22- en CN23-formulieren begrijpelijk – essentiële documenten voor pakketten die de grenzen van de EU oversteken. Van het begrijpen wanneer je ze moet gebruiken tot het correct invullen ervan: we helpen je op weg. Laten we erin duiken en aan de slag gaan!

Wat je in deze gids leert:

Wat is een douaneformulier CN22 of CN23?

Een CN22- of CN23-formulier is een verplicht douanedocument bij internationale verzending. Het moet worden toegevoegd aan pakketten die met een postale vervoerder naar bestemmingen buiten de EU worden verzonden. De formulieren bevatten informatie over de goederen die getransporteerd worden. Denk aan welke goederen verpakt zijn, wat de waarde is van de goederen, wie de afzender en ontvanger zijn en welke partijen betrokken zijn bij het transport.

De douane gebruikt deze formulieren om controle te houden op goederen die een land binnenkomen en uitgaan, op het gebied van belastingen, veiligheid, volksgezondheid en milieu. Aan de hand van de Commercial Invoice bepaalt de douane of er invoerrechten moeten worden betaald over de goederen.

Internationale pakketzendingen worden vaak door een scanner gehaald. Klopt de ingevulde douaneformulier CN22 of CN23 niet met de inhoud van het pakket? Dan kun je als afzender een boete tot 100% van de waarde verwachten.

Wanneer ben je verplicht om een douaneformulier te gebruiken?

Weten wanneer je een douaneformulier moet gebruiken, is essentieel om een probleemloze levering en naleving van de internationale verzendvoorschriften te garanderen. Hier is een overzicht van wanneer je verplicht bent een douaneformulier te gebruiken:

Verzending naar een land buiten de EU

Je moet een douaneaangifte invullen elke keer dat je een pakket naar een land buiten de EU verzendt en er geen vrijhandelsovereenkomst tussen de twee landen is. Als je naar een land binnen de EU verzendt, is er dus geen douaneformulier nodig.

Voor een uitgebreide lijst van alle EU-landen kun je de website van je nationale belastingdienst raadplegen. Vergeet niet om ook eventuele uitzonderingen te controleren die van toepassing kunnen zijn in bepaalde regio’s! Er zijn enkele gebieden die binnen de EU liggen, maar niet tot de EU-douanezone behoren. Zendingen naar deze regio’s zijn onderworpen aan douanecontrole, dus moet je altijd een CN22- of CN23-douaneformulier bijvoegen. Dit geldt voor:

Elke zending naar een overzees gebied van de EU dat geen deel uitmaakt van de douane-unie, zoals Ceuta of Melilla.
Elke zending naar een overzees gebied van de EU dat andere btw-regels heeft, zoals de Canarische Eilanden of Franse overzeese gebieden.

Goederen en documenten

Goederenzendingen vereisen meestal een douaneaangifte, terwijl zendingen van documenten dit niet altijd nodig hebben. De regels kunnen per land verschillen. In sommige landen, zoals de Bahama’s, wordt een foto bijvoorbeeld als een document beschouwd (niet onderworpen aan douanecontrole), terwijl in Argentinië foto’s als goederen worden beschouwd en door de douane moeten gaan.

Nationale postdienst vs. particuliere vervoerders

Wanneer je gebruik maakt van nationale postdiensten voor internationale verzending, zoals PostNL in Nederland of Deutsche Post in Duitsland, is het verplicht om een douaneformulier te gebruiken. Deze formulieren zorgen ervoor dat je pakketten voldoen aan internationale douaneregels en helpen ze sneller door de douane te komen.

Hoewel het verplicht is om pakketten bij de douane aan te geven wanneer je gebruikmaakt van een nationale postdienst, is het ook raadzaam om douaneformulieren in te vullen bij het verzenden via particuliere vervoerders zoals DHL, UPS, FedEx of DPD. Deze vervoerders raden vaak aan om CN22- of CN23-formulieren mee te sturen met zendingen. Dankzij hun gestandaardiseerde formaat worden deze formulieren wereldwijd erkend door douaneautoriteiten, waardoor een efficiëntere verwerking mogelijk is in vergelijking met niet-gestandaardiseerde documenten.

Samenvatting van de vereisten voor een douaneverklaring

Verzendsituatie	Douaneaangifte vereist?	Voorbeelden
Verzenden naar een land buiten de EU	✅	Verzenden vanuit de EU naar de VS, China, Australië
Verzenden binnen de EU	❌	Van Duitsland naar Italië, van Spanje naar Nederland
Verzenden naar EU-regio’s buiten de douane-unie	✅	Ceuta, Melilla
Verzenden naar EU-regio’s met verschillende btw-vereisten	✅	Verzenden vanuit de EU naar Canarische Eilanden, Franse overzeese gebieden
Verzenden van goederen	✅	Elektronika, kleding, boeken
Verzenden van documenten	Kan variëren	Foto’s (Bahama’s:document, Argentinië: goederen)
Nationale postdienst gebruiken voor internationale verzending	✅	Deutsche Post (DE), PostNL, Royal Mail (VK), Poste Italiane (IT), Correos (SP)
Particuliere vervoerders gebruiken voor internationale verzending	Aanbevolen	DHL, UPS, FedEx, DPD

Klaar om te besparen op internationale verzendkosten? Lees deze blog om je internationale verzendkosten te verlagen, vol met deskundig advies en praktische tips. Begin vandaag nog met besparen!

CN22 en CN23: wat is het verschil?

Het verschil tussen de CN22 en CN23 douaneformulier zit hem in het gewicht en de waarde van het pakket.

Wat is een CN22 formulier en wanneer moet ik het gebruiken?

Een CN22 formulier is een specifiek type douaneformulier dat wordt gebruikt voor internationale zendingen van goederen met een waarde van maximaal €425 en een gewicht van minder dan 2 kilogram. Het CN22-formulier is minder gedetailleerd dan het CN23-formulier. Vaak wordt het als een sticker aan de adreszijde van het pakket bevestigd.

Wat is een CN23 formulier en wanneer moet ik het gebruiken?

Het CN23 formulier wordt gebruikt voor pakketten die tussen de 2 en 20 kilogram wegen en een waarde van €425 of meer hebben. Het is vergelijkbaar met het CN22-formulier, maar bevat meer details. Het CN23-formulier kan aan de buitenkant van het pakket worden bevestigd in een doorzichtige envelop, samen met een CP71-formulier*. Indien mogelijk, bevestig deze envelop dan aan dezelfde zijde als het verzendlabel.

* Het CP71 formulier is een verplicht begeleidend document voor het CN23 formulier en dient als adreskaart. Plak dit document zichtbaar in de transparante envelop op het pakket als je niet wilt dat derden, die verantwoordelijk zijn voor de afhandeling van de zending, op het CN23 document kunnen zien wat de inhoud en waarde van het pakket is.

Wanneer de CN22/CN23 gebruiken

CN22	CN23
Voor internationale zendingen tot 2 kg met een waarde tot €425 euro	Voor internationale zendingen tot 20 kg met een waarde vanaf €425 euro.

Afhankelijk van de vervoerder en de bestemming van de zending, moet je mogelijk een commercial invoice toevoegen naast het CN22/CN23 formulier . Om vertragingen te voorkomen, raden we aan zowel het CN22/CN23 formulier als de factuur toe te voegen. Zorg ervoor dat je drie kopieën van de commercial invoice bijvoegt: één voor het land van herkomst, één voor het bestemmingsland en één voor de ontvanger.

Het invullen van douaneaangiftes CN22/23 voor internationale zendingen

Het is van groot belang dat je de douaneaangifte correct en zo volledig mogelijk invult. Als je dit niet doet, bestaat het risico dat het pakket wordt vertraagd bij de douane, of dat je zelfs een boete krijgt. Onjuist ingevulde documenten kunnen er ook voor zorgen dat het pakket wordt teruggestuurd of in beslag genomen.

Hoe vul je een douaneformulier CN22 in?

Een CN22 douaneformulier vul je in wanneer een pakket niet zwaarder is dan 2 kg en een waarde van minder dan €425 heeft. Het correct en zo volledig mogelijk invullen van de douaneformulier is ontzettend belangrijk.
Hier is een stapsgewijze handleiding voor het CN22-formulier:

Stap 1:

Kruis of vink aan wat de inhoud van het pakket is. Voor webwinkels die internationaal verkopen is dit meestal ‘Verkoop goederen’ (Sale of Goods). Kies handelsmonster wanneer je uitsluitend samples of testers verstuurt. Er is slechts één optie per zending mogelijk.

Stap 2:

Geef aan wat er in het pakket zit. Als het om handelsgoederen, handelsmonsters of retourzendingen gaat, moet je een gedetailleerde inhoudsomschrijving geven. Vermeld de gegevens altijd in het Engels of in de taal van het land van bestemming.

Hoe duidelijker de inhoudsomschrijving, hoe groter de kans dat je pakket snel door de douane komt. Geef daarom per product/productgroep aan:

Wat voor product het is
Het aantal producten
Het gewicht in gram
De verkoopwaarde in euro (excl. BTW)

Stap 3:

Vermeld de internationale goederencode en het land van oorsprong. Geef aan in welk land het product geproduceerd of geassembleerd is en vermeld de HS-code van je product(en).

Een goederencode of HS-code (Harmonized System) is een meercijferige code die de douane wereldwijd gebruikt om producten in te delen. De code bestaat in totaal uit 10 cijfers, waarvan de eerste 6 internationaal gelijk zijn.

Vul dus altijd minimaal een 6-cijferige code in en definieer indien mogelijk ook de subcategorie van je product. In sommige landen kunnen belastingtarieven voor subcategorieën namelijk verschillen.

Stap 4:

Vermeld de datum van verzending en zet een handtekening. Met het zetten van een handtekening verklaar je dat het document juist is ingevuld en dat er geen gevaarlijke of verboden goederen in het pakket zitten. Het ontbreken van een handtekening kan ertoe leiden dat een zending niet of met vertraging wordt afgeleverd.

Onderstaande items zijn vaak niet toegestaan bij internationaal verzenden:

Spuitbussen
Alcoholhoudende dranken
Sigaretten
Goederen die beperkt houdbaar zijn
Benzine of olie
Nagellak
Parfum
Vergif
Aanstekers
Brandblussers
Gasmaskers
Loterij tickets
Ruwe diamanten
Beschadigde accu’s

Tip: vul de douaneformulier altijd in het Engels in. Hiermee voorkom je vertraging, doordat de douane over de hele wereld kan begrijpen wat er in het pakket zit.

Hoe vul je een douaneformulier CN23 in?

Een CN23 douaneformulier vul je in wanneer je pakket zwaarder is dan 2 kg en/of een waarde heeft van meer dan €425. De CN23 verklaring is vergelijkbaar met een CN22 verklaring, maar dan uitgebreider.

De stappen van het CN23 formulier:

Stap 1:

Vul de adresgegevens in van de afzender en de ontvanger. Vul alle bekende adresgegevens in om de kans op een succesvolle levering te vergroten. Vermeld ook het telefoonnummer van je klant, want in sommige gevallen wordt contact opgenomen met de ontvanger.

Stap 2:

Geef aan of je jouw pakket (niet) retour wilt ontvangen wanneer je zending niet kan worden bezorgd. In sommige gevallen kan een pakket niet succesvol worden afgeleverd. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de informatie op het verzendlabel of de douaneformulier onvolledig of foutief is. Maar ook wanneer een levering wordt geweigerd door de ontvanger.

In deze gevallen kan een retourtoeslag in rekening worden gebracht. Door op de douaneformulier aan te geven dat je het pakket niet retour wilt ontvangen, kom je niet voor onverwachtse retourkosten te staan, maar verlies je ook je pakket.

Stap 3:

Geef aan wat er in het pakket zit. Kies je hier voor Handelsmonster, Retourgoederen of Overig? Vul dan ook de lichtblauw gekleurde onderdelen in. Geef altijd een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving van de inhoud van het pakket.

Stap 4:

Vermeld de goederencode en het land van oorsprong. Geef aan in welk land het product geproduceerd of geassembleerd is en vermeld de HS-code van je product(en).

Vul dus altijd minimaal een 6-cijferige code in en definieer indien mogelijk ook de subcategorie van je product. In sommige landen kunnen belastingtarieven voor subcategorieën namelijk verschillen.

Stap 5:

Opmerkingen of speciale vermelding. In sommige gevallen zijn producten onderhevig aan quarantaine, sanitaire/gezondheids- of andere invoerbeperkingen. Het is belangrijk om dit aan te geven op de douaneformulier. Denk hierbij aan voedsel, medicijnen of andere organismen.

Stap 6:

Vergeet niet om de datum in te vullen en een handtekening te zetten. Zonder datum en handtekening is het douaneformulier niet rechtsgeldig en bestaat de kans dat een pakket niet wordt afgeleverd. Met het zetten van een handtekening verklaar je dat het document juist is ingevuld en dat er geen gevaarlijke of verboden goederen in het pakket zitten.

Gratis tool: creëer je douaneformulier

Om het eenvoudig te maken voor je, hebben we een widget ontwikkeld om eenvoudig de juiste douaneformulieren te genereren, die klaar zijn om te worden afgedrukt om toegevoegd te worden aan internationale zendingen. De tool vult automatisch alle verplichte velden in en bepaalt of je een CN22 formulier, CN23 formulier of Commercial Invoice nodig hebt.

Verbeter je internationale verzending met Sendcloud

Stroomlijn je internationale verzendproces en zorg voor naleving van de douaneregels met Sendcloud. Of je nu naar landen buiten de EU of binnen de EU verzendt, ons platform vereenvoudigt het douaneaangifte proces voor CN22- en CN23-formulieren.
Door Sendcloud te integreren in je verzend workflow kun je:

Automatisch CN22- en CN23 formulieren genereren op basis van de verzendgegevens.
Nauwkeurigheid en volledigheid garanderen in je douanedocumenten, waardoor het risico op vertragingen of boetes wordt verminderd.
Zendingen naar verschillende bestemmingen probloeemloos beheren, of je nu gebruik maakt van nationale postdiensten of particuliere vervoerders.
Toegang krijgen tot een gebruiksvriendelijke interface die je door het douaneaangifte proces begeleidt, waardoor je tijd en moeite bespaart.

Til je internationale verzending naar een hoger niveau met Sendcloud!

Lees alles over internationale verzending met Sendcloud of meld je vandaag nog aan om te ervaren hoe je moeiteloos douaneaangiften doet en efficiënt wereldwijd verzendt. 👇

CN22 en CN23: alles wat je moet weten over deze formulieren

Wat is een douaneformulier CN22 of CN23?